Uma análise do reembolso de despesas no lucro presumido

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A prática de reembolsos de despesas vem sendo muito utilizada, atualmente, em certas operações no mundo empresarial. Em muitos contratos de prestação de serviços, fornecimento de mão de obra, ou até mesmo no fornecimento de insumos e mercadorias, essa ferramenta tem por objetivo simplificar a atividade empresarial no sentido de fornecer transparência sobre as operações e, ainda, tentar facilitar um fechamento de contrato.

Muito comum na prestação de serviços, os tipos mais comuns de reembolsos são aplicados em diversos casos, principalmente, com as seguintes despesas: viagens, passagens aéreas, quilometragem, estacionamentos, telefonia, cópias/autenticações, alimentação, taxas diversas, hotéis e várias outras situações. Tudo isso, inclusive, com cláusulas contratuais que asseguram o prestador a efetuar a cobrança perante o tomador do serviço, mediante a “prestação das contas”, como por exemplo a utilização de relatório, nota de débito, simples e-mail a, ao fim, a transferência bancária.

Acontece que, ao analisar a teoria sobre formação de preço de venda, podemos ter um desencontro de informações em relação a prática empresarial com as regras de tributação nos diversos regimes tributários.

Segundo com Padoveze (2006), o preço de venda é o valor suficiente para cobrir os custos diretos da mercadoria/serviço, despesas fixas, despesas variáveis e, consequentemente, lucro desejado da entidade. Independentemente da estratégia, como estrutura de mercado, lançamento de novos produtos, objetivo empresarial, o preço de venda de uma mercadoria, ou serviço, tem por objetivo simples: cobrir todos os custos, despesas e, ainda, a margem de lucro.

Nesse sentido, se faz necessário uma pausa para a seguinte reflexão: a partir do momento que a empresa transfere a responsabilidade de pagar certas despesas ao seu cliente, consequentemente, não há ao mesmo tempo a majoração do seu preço de venda, seja de uma mercadoria ou serviço?

Basicamente, existem dois tipos de despesas reembolsáveis: despesas relacionadas com a atividade fim ou tipo da operação e despesas não relacionadas com a atividade fim, ou tipo da operação. Mas a grande questão é: será que as empresas não estão se utilizando dessa prática, também, para um planejamento tributário, no sentido de não oferecer a tributação sobre os reembolsos recebidos?

Sendo um regime tributário simplificado, não no sentido do princípio do tratamento diferenciado voltado para ME`s e EPP`s, mas sim no sentido de oferecer a tributação do IRPJ e CSLL sobre a receita bruta de acordo com as presunções definidas por lei, ajustadas por outras receitas, fazem com que os custos e despesas sejam irrelevantes para a apuração do montante a recolher dos tributos sobre o lucro. Entretanto, se uma despesa reembolsada faz com que o preço de venda seja menor, consequentemente haverá menor tributação sobre IRPJ e CSLL.

Há muito tempo a RFB entende que o reembolso de despesas, no Lucro Presumido, deve ser tributado. Vejamos alguns casos abaixo:

-SC RFB Nº 221/2011 – EMENTA: REEMBOLSO DE DESPESAS. FORNECEDORES. RECEITA. Os valores recebidos de fornecedores a título de reembolso de dispêndios incorridos na realização de eventos promocionais integram a base de cálculo do IRPJ.
-SC RFB Nº 321/2011 – EMENTA: Para fins de apuração da base de cálculo do imposto sobre a renda das empresas tributadas pelo lucro presumido, integra a receita bruta o valor percebido a título de reembolso de despesas.
-SC RFB Nº 141/2001 – EMENTA: Integra a receita bruta, para fins de cálculo do IRPJ, o valor percebido a título de reembolso de despesa.

Logo, podemos observar que esse entendimento da RFB não é de hoje, porém muitas empresas ainda acabam não oferecendo a tributação dos reembolsos, gerando riscos tributários para a entidade, inclusive em atividades específicas, como por exemplo as empresas administradoras de bens, que exercem a locação de imóveis próprios para terceiros, devem observar as operações de reembolso de IPTU, condomínios e taxas sobre as operações com seus clientes/locatários. Vejamos abaixo interpretação da RFB sobre o assunto:

-SC RFB Nº 93/2017 – EMENTA: Consideram-se receitas auferidas pelas empresas de administração de imóveis próprios, decorrentes do exercício de sua atividade principal, além de aluguéis decorrentes de locação, valores recebidos também dos locatários referentes ao próprio imóvel administrado, independente da denominação utilizada, que se prestam a pagar despesas como o consumo de água, luz e gás, conservação, higiene e limpeza de aparelhos sanitários, de iluminação, ramais de encanamentos d’água, esgoto, gás, luz, pinturas, vidraças, ferragens, torneiras, pias, ralos, banheiros, registros, manutenção de elevadores, vigilâncias e demais acessórios em perfeito estado de conservação e funcionamento, bem como todos os impostos e taxas que incidam ou venham a incidir sobre o imóvel locado, incluindo-se IPTU (…).

No caso do PIS e COFINS na sistemática do regime cumulativo, cuja base de cálculo é o faturamento, entendido assim como receitas decorrentes da atividade fim, é possível verificar o mesmo entendimento do fisco federal que consiste em oferecer a tributação dos reembolsos que tenham relação com a atividade fim. Vejamos:

-SC RFB Nº 159/2012 – EMENTA: A base de cálculo da Contribuição para o PIS/Pasep no regime cumulativo é o valor do faturamento, entendido como a receita bruta auferida pela pessoa jurídica, observadas as exclusões permitidas em Lei. Desse modo, os valores recebidos de clientes, referentes a reembolso de despesas incorridas pela pessoa jurídica visando à prestação dos serviços que constituem seu objeto, compõem a receita bruta para fins apuração da base de cálculo da contribuição, uma vez que não há nenhum dispositivo legal permitindo sua exclusão.
-SC RFB Nº 339/2017 – EMENTA: A apuração cumulativa da Contribuição para o PIS/Pasep tem como base de cálculo toda e qualquer receita auferida pela pessoa jurídica, salvo as expressamente excluídas por lei. Sendo assim, os montantes recebidos por representantes comerciais a título de reembolso, pelo valor de custo, de peças utilizadas por eles na reparação de bens sob garantia de seus representados integram a referida base de cálculo.

Portanto, independentemente da forma de contabilização, sendo reconhecida a despesa e o reembolso no resultado, ou até mesmo desembolso sendo reconhecida como ativo (reembolsos a receber) e o recebimento reduzindo o ativo da entidade, o fisco federal entende que a partir do momento em que existe um reembolso de despesas relacionada com a atividade fim empresarial, há então uma diminuição do preço de venda que, consequentemente, gera uma diminuição nos tributos IRPJ, CSLL, PIS e COFINS.

Um caso interessante que é permitido pelo fisco federal em não reconhecer como receita bruta, ou outras receitas, o reembolso é na atividade de publicidade e propaganda. Portanto, os valores recebidos dos clientes a título de reembolso com o objetivo de repassar os valores a fornecedores de propaganda, produção de rádio/tv, gráficas, entre outros, nas empresas de publicidade e propaganda não deverão ser oferecidos a tributação.

O tema chegou ao CARF – Conselho Administrativo de Recursos Fiscais – e o entendimento é o mesmo: os reembolsos deverão ser reconhecidos como receitas para fins da tributação do IRPJ, CSLL, PIS e COFINS, tendo em vista que ao adotar a prática de reembolso de despesas decorrentes da atividade fim, o preço de venda foi reduzido.

É o que aconteceu no caso envolvendo um escritório de advocacia (15504.008239/200971) que cobrava de seus clientes honorários advocatícios fixos ou variáveis (êxito), mas que adotava o reembolso como prática muito presente na operação, para reembolsar despesas como quilometragem, correios, telefone, passagens aéreas, advogados correspondentes, autenticações, etc. Nesse caso, o conselho entendeu todos os valores recebidos compõem o preço da prestação de serviços advocatícios, ainda que discriminados em rubricas diversas tais como reembolsos de custas e despesas análogas, despesas com advogados correspondentes, despesas com viagens, despesas com deslocamento e despesas incorridas na condução do processo.

Outro caso interessante envolvendo o reembolso e garantia de peças (10480.914161/200927). Entendeu o CARF que os montantes recebidos a título de reembolso pelas despesas na prestação de garantia sobre peças integram a referida base de cálculo, por falta de amparo legal para sua exclusão.

Por mais que os reembolsos estão previstos em contratos de prestação de serviços, ou até mesmo de fornecimento de insumos e/ou mercadorias, é importante ressaltar que o art. 123 do Código Tributário Nacional dispõe que as convenções particulares não podem ser opostas à Fazenda Pública para modificar a definição legal do sujeito passivo das obrigações tributárias correspondentes.

Sendo assim, a prática de reembolsos deve ser evitada para mitigação do risco fiscal. Caso o cliente resolva suportar algum custo adicional, que ele o faça diretamente em sua contabilidade, sendo o efetivo pagamento direto como, também, o próprio reconhecimento da despesa.

Nesse cenário, a ZIMEZ CONSULTORIA EMPRESARIAL possui corpo técnico especializado para analisar e orientar o empresário sobre a correta decisão, evitando riscos e autuações.


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